MAKALAH PENGANTAR MANAJEMEN

BAB I

PENDAHULUAN

A.   Latar Belakang

Dalam era industrialisasi yang semakin kompetitif sekarang ini, setiap pelaku bisnis yang ingin memenangkan kompetisi dalam dunia industri akan memberikan perhatian penuh kepada kualitas. Perhatian penuh kepada kualitas akan memberikan dampak positif kepada bisnis melalui dua cara, yaitu : dampak terhadap biaya produksi dan dampak terhadap pendapatan.

Dalam hal ini manajemen kualitas sangat diperlukan untuk meningkatkan kualitas baik dari segi produksi, dll.

Oleh karena itu, penulis menulis makalah ini untuk mengetahui

B.   RUMUSAN MASALAH

1.      Apakah yang dimaksud kualitas manajemen efektivitas?

2.      Apakah yang dimaksud kualitas manajemen efisiensi?

3.      Apakah yang dimaksud kualitas manajemen produktivitas?

4.      Apakah yang dimaksud kualitas manajemen total qualify management ( TQM )?

C.   TUJUAN

BAB II

PEMBAHASAN

1.      Efektivitas

A.    Pengertian.

Efektivitas adalah pencapaian tujuan secara tepat atau memilih tujuan-tujuan yang tepat dari serangkaian alternatif atau pilihan cara dan menentukan pilihan dari beberapa pilihan lainnya. Efektifitas bisa juga diartikan sebagai pengukuran keberhasilan dalam pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditentukan.

      Sebagai contoh jika sebuah tugas dapat selesai dengan pemilihan cara-cara yang sudah ditentukan, maka cara tersebut adalah benar atau efektif.

v  Gibson, (1984) menyimpulkan kriteria efektifitas suatu operasional organisasi kedalam tiga indikator yang didasarkan pada jangka waktu, yaitu :

1.      Efektifitas jangka pendek, meliputi produksi (production), efesiensi (efficiency),  dan kepuasan (satisfaction);

2.      Efektifitas jangka menengah, meliputi : kemampuan menyesuaikan diri (adaptiveness) dan mengembangkan diri (development);

3.      Efektifitas jangka panjang : keberlangsungan / hidup terus.

v  Efektivitas maupun pada dasarnya dapat dipengaruhi dua faktor, yaitu Ilmu Manajemen dan Seni :

·         Ilmu manajemen. Manajemen dapat dipelajari dan tersusun atas bagian-bagian yang sistematis dalam rangka mencapai tujuan organisasi yaitu yangberupa efektivitas dan efisiensi.

·         Seni. Dengan adanya keahlian, kemahiran, kemampuan, serta keterampilan dalam menerapkan prinsip, metoda, dan teknik dalam menggunakan sumberdaya akan mencapai efektivitas dan efisiensi.

      Misalnya kita ambil contohnya “menari”. Ada dua orang belajar menari, yang

seorang tidak punya hobi menari sendangkan yang satunya hobi menari. Sudah tentugabungan ilmu menari dan bakat seni yang dimiliki orang kedua akan membuatdirinya lebih meyakinkan untuk menjadi penari profesional dibandingkan denganorang pertaman. Karena itu, orang yang akan memimpin suatu organisasi agar efektif dan efisien, hendaknya memiliki ilmu manajemen dan bakat memimpinyang baik.

B.     Hubungan Efektivitas dalam Manajemen

penentuan efesiensi terpisah dengan efektivitas. Misalnya sebuah perusahaandapat efektif dalam mencapai tujuan yang ditetapkan untuk operasinya, tetapi masihbelum efisien. Sebaliknya, perusahaan yang efisien mungkin belum efektif jika gagal mencapai tujuan operasinya.

Secara umum, organisasi yang berhasil adalah yang efisien dan efektif.Misalnya, suatu perusahaan dapat memproduksi televisi hitam putih dengan efisientapi tidak akan berhasil karena telivisi hitam putih tidak lagi populer. Perusahaanyang menghasilkan produk yang tidak diinginkan orang adalah perusahaan yang tidak efektif.

C.    Pola Pikir untuk Memperoleh Keefektivitasan dan Efisiensi dalam Manajemen

v  Kunci Efektivitas dalam Manajemen

Kunci dari efektivitas adalah melakukan apa-apa yang membawa hasil dalam kualitas istimewa dalam lingkup tanggung jawab.

Maka menjadi pribadi yang efektif artinya adalah menjadi seseorang yang menghasilkan efek yang powerful dan memang sejak awal pantas untuk diupayakan.

v  Tapi itu semua harus dalam kerangka efektivitas :

1.      Peran, fungsi dan job description yang dia.

2.      Key Performance Indikator yang dikenakan pada diri atau tim yang dia kelola.

3.      Target apapun yang dibebankan pada dirinya (dengan anggapan bahwa target tersebut memang target yang memang layak untuk dijadikan target).

D.    Tips Untuk Efektif.

1.      Use a To Do List

Buat daftar kegiatan yang harus kamu lakukan.

2.      Get Set In Your Ways

Buat rutinitas harian kamu dengan detail. Manajemen waktu yang baik itu menunjukkan organisasi yang baik pula.

3.      Break It Up!

Pecahkan tugas besar kamu menjadi tugas-tugas kecil agar memudahkan kamu untuk menyelesaikannya karena kamu sudah menyelesaikan tiap langkah satu persatu

4.      Pick Up a Good Habit

Buat kebiasaan baru yang bisa membuat waktu kamu lebih berharga.

5.      Big Messes Start With Little Piles

Selesaikan pekerjaan kamu. Buang segala sesuatu yang tidak dibutuhkan lagi begitu kamu sudah menggunakannya sebelum itu memenuhi ruangan.

6.      Start Tomorrow Tonight!

Biasakan untuk mempersiapkan hal-hal yang akan dilakukan besok pada malam sebelumnya,

7.      Don’t Forget To Write Yourself a Note

Gunakan reminder (pengingat) pada To Do List utama kamu. Gunakan HP atau alarm jam tangan!

8.      Schedule a Task

Hal termudah untuk dapat mengerjakan apa yang ingin kamu kerjakan ialah membuat jadwal.

2.      Efisiensi

3.      Produktivitas

       Produktivitas adalah  ukuran sampai sejauh mana sebuah kegiatan mampu mencapai target kuantitas dan kualitas yang talah di tetapkan. Produktivitas akan mendorong kepada efesiensi biaya perusahaan. Perusahaan perlu untuk melakukan berbagai upaya yang akan meningkatkan produk dalam setiap kegiatannya.

      Ada 2 metode dalam meningkatkan produktivitasnya 

1.      Metode Just-In-Time

Metode Just-In-Time adalah sebuah metode pengendalian proses produksi dengan jalan meminimumkan  pengelolaan persediaan melalui penggunaan seluruh material & bahan produksi dengan jalan hanya mendatangkannya pada waktu tertentu.

          Ada 7 faktor  penyebab inefisiensi  

a.       Over Pruducction yaitu fenomena dimana perusahaan memproduksi terlalu banyak unit produk padahal belum tentu sesuai dengan jumlah permintaan konsumen.

b.      Waiting yaitu fenomena ketidak sesuaian alur kerja di perusahaan, sehingga seringkali proses pengerjaan terhambat atau terlambat dikarenakan proses yang lain belum di selesaikan,sehingga pengerjaan yang terhambat tersebut harus menunggu terlebih dahulu sebelum akhirnya di kerjakan.

c.       Transportation yaitu fenomena dimana proses pengerjaan dari satu tempat ke tempat yang lain, atau dari satu bagian ke bagian yang lain, berjalan secara tidak efesien.

d.      Processing yaitu  fenomena dimana kadangkala dalam sebuah proses produksi dari suatu perusahaan terdapat kegiatan yang tidak di perlukan.

e.       Motion yaitu fenomena pergerakan dari pegawai yang tidak perlu dan tidak terkait dengan pekerjaan.

f.       Stock yaitu terkait dengan adanya persediaan yang berlebih di perusahaan, bahkan mungkin diluar kebutuhan perusahaan, padahal banyaknya persediaan juga berarti tingginya biaya pemeliharaan terhadap persediaan tersebut.

g.      Defective Products yaitu fenomen terjadinya kerusakan atau ketidak sesuaian produk akhir dari standar yang telah di tentukan.

2.      Metode CAD atau CAM

CAD atau CAM  yaitu metode peningkatan produktivitas dengan menggunakan komputer. Metode CAD atau CAM ada 3 yaitu

a.       Sistem Pengerjaan yang Fleksibel

Metode ini merupakan penggunaan teknologi komputer dalam melakukan desain dan pengerjaan kegiatan perusahaan, khususnya dalam kegiatan produksi.

b.      Sistem Pengerjaan Terintegrasi Komputer

Metode ini merupakan keseluruhan intregasi dari seluruh aktivitas perusahaan yang terkait satu sama lain melalui sebuah sistem komputer.

c.       Managemen Berbasis Supply Clain

Supply Clain adalah konsep yang menjelaskan proses interaksi antara pemasok, pabrik / perusahaan, distributo, dan konsumen.

4.      Total Qualify Management ( TQM )

Pada dasarnya manajemen kualitas ( Quality Management ) atau Manajemen Kualitas Terpadu ( Total Quality Manajemen = TQM ) didefinisikan suatu cara meningkatkan performansi secara terus – menerus pada setiap level operasi atau proses, dalam setiap area fungsional dari suatu organisasi, dengan menggunakan semua sumber daya manusia dan modal yang tersedia.[1]

Pandangan Deming, Crosby, dan Juran dalam buku TQM (Edward Salis)

a)      Pandangan Deming.

Deming (1986) menyatakan bahwa implementasi konsep mutu dalam sebuah organisasi memerlukan perubahan dalam filosofi yang ada di sekitar manajemen. Deming mengusulkan empat belas butir pemikiran yang dapat dipergunakan untuk meningkatkan mutu dan produktivitas suatu organisasi juga dalam bidang pendidikan. Keempat belas butir pemikiran tersebut adalah:

1)      Ciptakan Tujuan yang Mantap Demi Perbaikan Produk dan Jasa

2)      Adopsi Filosofi Baru

3)      Hentikan Ketergantungan pada Inspeksi Masal

4)      Akhiri Kebiasaan Melakukan Hubungan Bisnis Hanya Berdasarkan Biaya

5)      Perbaiki Sistem Produksi dan Jasa Secara Konstan dan Terus Menerus

6)      Lembagakan Metode Pelatihan yang Modern di Tempat Kerja

7)      Lembagakan Kepemimpinan

8)      Hilangkan Rasa Takut

9)      Pecahkan Hambatan di antara Area Staf

10)  Hilangkan Slogan, Nasihat, dan Target untuk Tenaga Kerja

11)  Hilangkan Kuota Numerik

12)  Hilangkan Hambatan Terhadap Kebanggaan Diri atas Keberhasilan Kerja

13)  Lembagakan Program Pendidikan dan Pelatihan yang Kokoh.

14)  Lakukan Tindakan Nyata/ Contoh Nyata

b)     Pandangan Crosby.

Menurut Crosby, kemutlakan bagi kualitas adalah:

1)      Kualitas harus disesuaian sebagai kesesuaian terhadap kebutuhan-kebutuhan, bukan sebagai kebaikan, juga bukan keistimewaan,

2)      Sistem untuk menghasilkan kualitas adalah pencegahan bukan penilaian,

3)      Standar kerja harus tanpa cacat, bukan “cukup mendekati tanpa cacat”,

4)      Pengukuran kualitas merupakan harga ketidaksesuaian, bukan pedoman.
Karena itu, menurut tokoh yang sangat terkemuka dengan gagasan kualitas ini, bahwa manajemen adalah penyebab setidak-tidaknya 80 % masalah-masalah kualitas di dalam organisasi. Karena itu, satu-satunya jalan memperbaikinya adalah melalui kepemimpinan manajemen.

Crosby memberikan “vaksin kualitas” (Quality vaccine), yaitu:

1)      Tujuan: manajemen merupakan satu-satunya alat yang akan mengubah citra organisasi,

2)      Pendidikan: membantu semua komponen organisasi mengembangkan satu pengertian umum tentang kualitas dan memahami peran mereka masing-masing di dalam proses perbaikan kualitas,

3)      Penerapan: membimbing dan mengarahkan program perbaikan.

Chosby mengidentifikasi empat belas tahapan mencapai zero defects yang melibatkan pentingnya kelompok kualitas, pengukuran kualitas yang ada, mengestimasi biaya kualitas, mengeliminasi kesalahan dan proses pengerjaan ulang.

c)      Pandangan Juran

Adapun karakteristik Total Quality Manajement (TQM) menurut Joseph M. Juran adalah meliputi[2];

1)      Kualitas menjadi bagian dari setiap agenda managemen

2)      Sasaran kualitas dimasukkan dalam rencana bisnis.

3)     Jangkauan sasaran diturunkan dari benchmarking: fokus adalah pada pelanggan dan pada kesesuaian kompetisi, di sana adalah sasaran untuk peningkatan kualitas tahunan.

4)      Sasaran disebarkan ke tingkat yang mengambil tindakan.

5)      Pelatihan dilaksanakan pada semua tingkat.

6)      Pengukuran ditetapkan seluruhnya.

7)      Manajer teratur meninjau kembali kemajuan dibandingkan dengan sasaran.

8)      Penghargaan diberikan untuk performansi terbaik.

9)      Sistem imbalan (reward system) diperbaiki

Trilogi kualitas yang dikemukakan oleh Dr.Juran  (The Quality Trilogy)[3]

1)      Perencanaan Kualitas (quality planning)

Quality planning, suatu proses yang mengidentifikasi pelanggan dan proses yang akan menyampaikan produk dan jasa dengan karakteristik yang tepat dan kemudian mentransfer pengetahuan ini ke seluruh kaki tangan perusahaan guna memuaskan pelanggan.

Ø memenuhi kebutuhan pelanggan/konsumen

Ø tentukan market segment (segmen pasar) produk

Ø mengembangkan karakteristik produk sesuai dengan Permintaan konsumen

Ø mengembangkan proses yang mendukung tercapainya karakteristik produk

2)      Pengendalian Kualitas (quality control)

Quality control, suatu proses dimana produk benar-benar diperiksa dan dievaluasi, dibandingkan dengan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan para pelanggan.

Ø mengevaluasi performa produk

Ø membandingkan antara performa aktual dan target

Ø melakukan tindakan jika terdapat perbedaan/penyimpangan

3)      Perbaikanan Kualitas (quality improvement)

Quality improvement, suatu proses dimana mekanisme yang sudah mapan dipertahankan sehingga mutu dapat dicapai berkelanjutan.

Ø mengidentifikasi proyek perbaikan (improvement)

Ø membangun infrastruktur yang memadai

Ø membentuk tim

Ø melakukan pelatihan-pelatihan yang relevan

Ø diagnosa sebab-akibat (bisa memakai diagram Fishbone-Ishikawa)

Ø cara penanggulangan masalah

Ø cara mencapai target sasaran

Sedangkan Goetsch dan Davis mengungkapkan sepuluh unsur utama (karakteristik) total quality management, sebagai berikut:

1. Fokus Pada Pelanggan

2. Memiliki obsesi yang tinggi terhadap kualitas

3.Menggunakan pendekatan ilmiah dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah

4. Memiliki Komitmen jangka Panjang

5. Membutuhkan Kerja sama Team (Teamwork)

6. Perbaikan Sistem Secara Berkesinambungan

7. Menyelenggarakan Pendidikan dan Pelatihan

8. Kebebasan Yang Terkendali

9. Memiliki Kesatuan Tujuan

10.Adanya Keterlibatan dan Pemberdayaan Karyawan (Tjiptono & Diana 2001:5).

Prinsip dan Unsur Pokok Dalam TQM

1. Kepuasan Pelanggan

2. Respek Terhadap Setiap Orang

3. Manajemen Berdasarkan Fakta

4. Perbaikan Berkesinambungan

Tujuan utama TQM adalah untuk mereorientasi sistem manajemen, perilaku staf, fokus organisasi dan proses-proses pengadaan pelayanan sehingga lembaga penyedia pelayanan bisa berproduksi lebih baik, pelayanan yang lebih efektif yang memenuhi kebutuhan, keinginan dan keperluan pelanggan.

Manfaat utama penerapan TQM pada sektor publik adalah perbaikan pelayanan, pengurangan biaya dan kepuasan pelanggan. Perbaikan progresif dalam sistem manajemen dan kualitas pelayanan menghasilkan peningkatan kepuasan pelanggan. Sebagai tambahan, manfaat lain yang bisa dilihat adalah peningkatan keahlian, semangat dan rasa percaya diri di kalangan staf pelayanan publik, perbaikan hubungan antara pemerintah dan masyarakatnya, peningkatan akuntabilitas dan transparansi pemerintah serta peningkatan produktifitas dan efisiensi pelayanan public.

DAFTAR PUSTAKA

http://www.thefreelibrary.com/Joseph+M+Juran+:+Quality+Management-

Quality Management karya M. Juran

http://digilib.petra.ac.id/jiunkpe/s1/tmi/2008/jiunkpe-ns-s1-2008-25403005-9705-anugerah_raya-chapter2.pdf

www.Questia.com/Online_Library

John F Woodward , Project Construction Management , Thomas Telford London, 1997

Wearne, Control of Engineering Project, Thomas Telford , London , 1997

Sistem dan Teknologi Konstruksi, Ir Herry Vaza . Kepala Bidang Rencana Dan Evaluasi.

Buletin BAPEKIN, KIMPRASWIL, Edisi 4 (empat)

Soewarso Hardjosoedarmo. Total Qualify Managemnebt. 2002. Andi. Yogyakarta

Edward Sallis. Total Qualify Management in education. 2007.Ircisod. Yogyakarta

George R. Terry, Leslie W.Rue Dasar – Dasar Manajemen.2010. Bumi Aksara.Jakarta

---

[1] Vincent Gasperz. Total Qualify Management. 2005.  Garamedia Pustaka Utama. Jakarta : hal. 5

[2] Ibid.hal.7

[3] Ibid.hal.7