BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam era
industrialisasi yang semakin kompetitif sekarang ini, setiap pelaku bisnis yang
ingin memenangkan kompetisi dalam dunia industri akan memberikan perhatian
penuh kepada kualitas. Perhatian penuh kepada kualitas akan memberikan dampak
positif kepada bisnis melalui dua cara, yaitu : dampak terhadap biaya produksi
dan dampak terhadap pendapatan.
Dalam hal ini
manajemen kualitas sangat diperlukan untuk meningkatkan kualitas baik dari segi
produksi, dll.
Oleh karena itu,
penulis menulis makalah ini untuk mengetahui
B.
RUMUSAN MASALAH
1.
Apakah yang dimaksud kualitas
manajemen efektivitas?
2.
Apakah yang dimaksud kualitas
manajemen efisiensi?
3.
Apakah yang dimaksud kualitas
manajemen produktivitas?
4.
Apakah yang dimaksud kualitas
manajemen total qualify management ( TQM )?
C.
TUJUAN
BAB II
PEMBAHASAN
1. Efektivitas
A.
Pengertian.
Efektivitas adalah
pencapaian tujuan secara tepat atau memilih tujuan-tujuan yang tepat dari
serangkaian alternatif atau pilihan cara dan menentukan pilihan dari beberapa
pilihan lainnya. Efektifitas bisa juga diartikan sebagai pengukuran
keberhasilan dalam pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditentukan.
Sebagai contoh jika sebuah tugas dapat selesai
dengan pemilihan cara-cara yang
sudah ditentukan, maka
cara tersebut adalah benar atau efektif.
v
Gibson, (1984) menyimpulkan kriteria
efektifitas suatu operasional organisasi kedalam tiga indikator yang didasarkan
pada jangka waktu, yaitu :
1.
Efektifitas jangka pendek, meliputi produksi
(production), efesiensi (efficiency),
dan kepuasan (satisfaction);
2.
Efektifitas jangka menengah, meliputi :
kemampuan menyesuaikan diri (adaptiveness) dan mengembangkan diri
(development);
3.
Efektifitas jangka panjang : keberlangsungan /
hidup terus.
v
Efektivitas maupun pada dasarnya dapat
dipengaruhi dua faktor, yaitu Ilmu Manajemen dan Seni :
·
Ilmu
manajemen. Manajemen dapat dipelajari dan
tersusun atas bagian-bagian yang sistematis dalam rangka mencapai tujuan
organisasi yaitu yangberupa efektivitas dan efisiensi.
·
Seni. Dengan adanya keahlian, kemahiran, kemampuan, serta keterampilan dalam
menerapkan prinsip, metoda, dan teknik dalam menggunakan sumberdaya akan
mencapai efektivitas dan efisiensi.
Misalnya kita ambil contohnya “menari”. Ada dua
orang belajar menari, yang
seorang
tidak punya hobi menari sendangkan yang satunya hobi menari. Sudah
tentugabungan ilmu menari dan bakat seni yang dimiliki orang kedua akan
membuatdirinya lebih meyakinkan untuk menjadi penari profesional dibandingkan
denganorang pertaman. Karena itu, orang yang akan memimpin suatu organisasi agar
efektif dan efisien, hendaknya memiliki ilmu manajemen dan bakat memimpinyang
baik.
B.
Hubungan
Efektivitas dalam Manajemen
penentuan
efesiensi terpisah dengan efektivitas. Misalnya sebuah perusahaandapat efektif
dalam mencapai tujuan yang ditetapkan untuk operasinya, tetapi masihbelum
efisien. Sebaliknya, perusahaan yang efisien mungkin belum efektif jika gagal mencapai
tujuan operasinya.
Secara
umum, organisasi yang berhasil adalah yang efisien dan efektif.Misalnya, suatu
perusahaan dapat memproduksi televisi hitam putih dengan efisientapi tidak akan
berhasil karena telivisi hitam putih tidak lagi populer. Perusahaanyang
menghasilkan produk yang tidak diinginkan orang adalah perusahaan yang tidak
efektif.
C.
Pola
Pikir untuk Memperoleh Keefektivitasan dan Efisiensi dalam Manajemen
v
Kunci Efektivitas dalam Manajemen
Kunci
dari efektivitas adalah melakukan apa-apa yang membawa hasil dalam kualitas
istimewa dalam lingkup tanggung jawab.
Maka
menjadi pribadi yang efektif artinya adalah menjadi seseorang yang menghasilkan
efek yang powerful dan memang sejak awal pantas untuk diupayakan.
v
Tapi itu semua harus dalam kerangka efektivitas
:
1.
Peran, fungsi dan job description yang dia.
2.
Key Performance Indikator yang dikenakan pada
diri atau tim yang dia kelola.
3.
Target apapun yang dibebankan pada dirinya
(dengan anggapan bahwa target tersebut memang target yang memang layak untuk
dijadikan target).
D.
Tips
Untuk Efektif.
1.
Use a To Do List
Buat daftar kegiatan yang harus kamu lakukan.
2.
Get Set In Your Ways
Buat rutinitas harian kamu dengan detail. Manajemen
waktu yang baik itu menunjukkan organisasi yang baik pula.
3.
Break It Up!
Pecahkan tugas besar kamu menjadi tugas-tugas
kecil agar memudahkan kamu untuk menyelesaikannya karena kamu sudah
menyelesaikan tiap langkah satu persatu
4.
Pick Up a Good Habit
Buat kebiasaan baru yang bisa membuat waktu
kamu lebih berharga.
5.
Big Messes Start With Little Piles
Selesaikan pekerjaan kamu. Buang segala sesuatu
yang tidak dibutuhkan lagi begitu kamu sudah menggunakannya sebelum itu
memenuhi ruangan.
6.
Start Tomorrow Tonight!
Biasakan untuk mempersiapkan hal-hal yang akan
dilakukan besok pada malam sebelumnya,
7.
Don’t Forget To Write Yourself a Note
Gunakan reminder (pengingat) pada To Do List
utama kamu. Gunakan HP atau alarm jam tangan!
8.
Schedule a Task
Hal termudah untuk dapat mengerjakan apa yang
ingin kamu kerjakan ialah membuat jadwal.
2. Efisiensi
3. Produktivitas
Produktivitas adalah ukuran sampai sejauh mana sebuah kegiatan
mampu mencapai target kuantitas dan kualitas yang talah di tetapkan.
Produktivitas akan mendorong kepada efesiensi biaya perusahaan. Perusahaan
perlu untuk melakukan berbagai upaya yang akan meningkatkan produk dalam setiap
kegiatannya.
Ada 2 metode dalam meningkatkan
produktivitasnya
1.
Metode Just-In-Time
Metode Just-In-Time adalah sebuah metode pengendalian proses produksi
dengan jalan meminimumkan pengelolaan
persediaan melalui penggunaan seluruh material & bahan produksi dengan
jalan hanya mendatangkannya pada waktu tertentu.
Ada 7 faktor penyebab inefisiensi
a.
Over Pruducction yaitu fenomena
dimana perusahaan memproduksi terlalu banyak unit produk padahal belum tentu
sesuai dengan jumlah permintaan konsumen.
b. Waiting yaitu fenomena ketidak sesuaian alur kerja di
perusahaan, sehingga seringkali proses pengerjaan terhambat atau terlambat
dikarenakan proses yang lain belum di selesaikan,sehingga pengerjaan yang
terhambat tersebut harus menunggu terlebih dahulu sebelum akhirnya di kerjakan.
c. Transportation yaitu fenomena dimana proses pengerjaan dari satu
tempat ke tempat yang lain, atau dari satu bagian ke bagian yang lain, berjalan
secara tidak efesien.
d. Processing yaitu fenomena
dimana kadangkala dalam sebuah proses produksi dari suatu perusahaan terdapat
kegiatan yang tidak di perlukan.
e. Motion yaitu fenomena pergerakan dari pegawai yang tidak perlu
dan tidak terkait dengan pekerjaan.
f. Stock yaitu terkait dengan adanya persediaan yang berlebih di
perusahaan, bahkan mungkin diluar kebutuhan perusahaan, padahal banyaknya
persediaan juga berarti tingginya biaya pemeliharaan terhadap persediaan
tersebut.
g. Defective Products yaitu fenomen terjadinya kerusakan atau
ketidak sesuaian produk akhir dari standar yang telah di tentukan.
2.
Metode CAD atau CAM
CAD atau CAM yaitu
metode peningkatan produktivitas dengan menggunakan komputer. Metode CAD atau
CAM ada 3 yaitu
a. Sistem Pengerjaan yang Fleksibel
Metode ini merupakan
penggunaan teknologi komputer dalam melakukan desain dan pengerjaan kegiatan
perusahaan, khususnya dalam kegiatan produksi.
b. Sistem Pengerjaan Terintegrasi Komputer
Metode ini merupakan
keseluruhan intregasi dari seluruh aktivitas perusahaan yang terkait satu sama
lain melalui sebuah sistem komputer.
c. Managemen Berbasis Supply Clain
Supply Clain adalah
konsep yang menjelaskan proses interaksi antara pemasok, pabrik / perusahaan,
distributo, dan konsumen.
4. Total Qualify Management
( TQM )
Pada dasarnya manajemen kualitas ( Quality
Management ) atau Manajemen Kualitas Terpadu ( Total Quality Manajemen = TQM )
didefinisikan suatu cara meningkatkan performansi secara terus – menerus pada
setiap level operasi atau proses, dalam setiap area fungsional dari suatu
organisasi, dengan menggunakan semua sumber daya manusia dan modal yang
tersedia.
Pandangan
Deming, Crosby, dan Juran dalam buku TQM (Edward Salis)
a) Pandangan
Deming.
Deming
(1986) menyatakan bahwa implementasi konsep mutu dalam sebuah organisasi
memerlukan perubahan dalam filosofi yang ada di sekitar manajemen. Deming
mengusulkan empat belas butir pemikiran yang dapat dipergunakan untuk
meningkatkan mutu dan produktivitas suatu organisasi juga dalam bidang
pendidikan. Keempat belas butir pemikiran tersebut adalah:
1)
Ciptakan Tujuan yang Mantap
Demi Perbaikan Produk dan Jasa
2)
Adopsi Filosofi Baru
3)
Hentikan Ketergantungan pada
Inspeksi Masal
4) Akhiri Kebiasaan Melakukan Hubungan Bisnis Hanya
Berdasarkan Biaya
5)
Perbaiki Sistem Produksi dan
Jasa Secara Konstan dan Terus Menerus
6) Lembagakan Metode Pelatihan yang Modern di Tempat
Kerja
7) Lembagakan Kepemimpinan
8) Hilangkan Rasa Takut
9) Pecahkan Hambatan di antara Area Staf
10) Hilangkan Slogan,
Nasihat, dan Target untuk Tenaga Kerja
11) Hilangkan Kuota
Numerik
12) Hilangkan Hambatan
Terhadap Kebanggaan Diri atas Keberhasilan Kerja
13) Lembagakan Program
Pendidikan dan Pelatihan yang Kokoh.
14) Lakukan Tindakan
Nyata/ Contoh Nyata
b) Pandangan
Crosby.
Menurut
Crosby, kemutlakan bagi kualitas adalah:
1) Kualitas
harus disesuaian sebagai kesesuaian terhadap kebutuhan-kebutuhan, bukan sebagai
kebaikan, juga bukan keistimewaan,
2) Sistem
untuk menghasilkan kualitas adalah pencegahan bukan penilaian,
3) Standar
kerja harus tanpa cacat, bukan “cukup mendekati tanpa cacat”,
4) Pengukuran
kualitas merupakan harga ketidaksesuaian, bukan pedoman.
Karena itu, menurut tokoh yang sangat terkemuka dengan gagasan kualitas ini,
bahwa manajemen adalah penyebab setidak-tidaknya 80 % masalah-masalah kualitas
di dalam organisasi. Karena itu, satu-satunya jalan memperbaikinya adalah
melalui kepemimpinan manajemen.
Crosby
memberikan “vaksin kualitas” (Quality vaccine), yaitu:
1) Tujuan:
manajemen merupakan satu-satunya alat yang akan mengubah citra organisasi,
2) Pendidikan:
membantu semua komponen organisasi mengembangkan satu pengertian umum tentang
kualitas dan memahami peran mereka masing-masing di dalam proses perbaikan
kualitas,
3) Penerapan:
membimbing dan mengarahkan program perbaikan.
Chosby
mengidentifikasi empat belas tahapan mencapai zero defects yang melibatkan pentingnya
kelompok kualitas, pengukuran kualitas yang ada, mengestimasi biaya kualitas,
mengeliminasi kesalahan dan proses pengerjaan ulang.
c) Pandangan
Juran
Adapun karakteristik Total Quality Manajement
(TQM) menurut Joseph M. Juran adalah meliputi
;
1) Kualitas
menjadi bagian dari setiap agenda managemen
2) Sasaran
kualitas dimasukkan dalam rencana bisnis.
3) Jangkauan
sasaran diturunkan dari benchmarking: fokus adalah pada pelanggan dan pada
kesesuaian kompetisi, di sana adalah sasaran untuk peningkatan kualitas
tahunan.
4) Sasaran
disebarkan ke tingkat yang mengambil tindakan.
5) Pelatihan
dilaksanakan pada semua tingkat.
6) Pengukuran
ditetapkan seluruhnya.
7) Manajer
teratur meninjau kembali kemajuan dibandingkan dengan sasaran.
8) Penghargaan
diberikan untuk performansi terbaik.
9) Sistem
imbalan (reward system) diperbaiki
Trilog
i
kualitas yang dikemukakan oleh Dr.Juran (The Quality Trilogy)
1) Perencanaan
Kualitas (quality planning)
Quality
planning, suatu proses yang mengidentifikasi pelanggan dan proses yang akan
menyampaikan produk dan jasa dengan karakteristik yang tepat dan kemudian
mentransfer pengetahuan ini ke seluruh kaki tangan perusahaan guna memuaskan
pelanggan.
Ø
memenuhi kebutuhan pelanggan/konsumen
Ø
tentukan market segment (segmen pasar) produk
Ø
mengembangkan karakteristik produk sesuai
dengan Permintaan konsumen
Ø
mengembangkan proses yang mendukung tercapainya
karakteristik produk
2) Pengendalian
Kualitas (quality control)
Quality
control, suatu proses dimana produk benar-benar diperiksa dan dievaluasi,
dibandingkan dengan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan para pelanggan.
Ø
mengevaluasi performa produk
Ø
membandingkan antara performa aktual dan target
Ø
melakukan tindakan jika terdapat
perbedaan/penyimpangan
3) Perbaikanan Kualitas (quality improvement)
Quality improvement, suatu proses dimana mekanisme yang sudah
mapan dipertahankan sehingga mutu dapat dicapai berkelanjutan.
Ø
mengidentifikasi proyek perbaikan
(improvement)
Ø
membangun infrastruktur yang
memadai
Ø
membentuk tim
Ø
melakukan pelatihan-pelatihan yang
relevan
Ø
cara penanggulangan masalah
Ø cara mencapai target sasaran
Sedangkan Goetsch dan Davis mengungkapkan sepuluh unsur utama
(karakteristik) total quality management, sebagai berikut:
1. Fokus Pada Pelanggan
2. Memiliki obsesi yang tinggi terhadap kualitas
3.Menggunakan pendekatan ilmiah dalam pengambilan
keputusan dan pemecahan masalah
4. Memiliki Komitmen jangka
Panjang
5. Membutuhkan Kerja sama Team
(Teamwork)
6. Perbaikan Sistem Secara
Berkesinambungan
7. Menyelenggarakan Pendidikan
dan Pelatihan
8. Kebebasan Yang Terkendali
9. Memiliki Kesatuan Tujuan
10.Adanya
Keterlibatan dan Pemberdayaan Karyawan (Tjiptono & Diana 2001:5).
Prinsip dan Unsur Pokok Dalam TQM
1. Kepuasan Pelanggan
2. Respek Terhadap Setiap Orang
3. Manajemen Berdasarkan Fakta
4. Perbaikan Berkesinambungan
Tujuan utama TQM adalah untuk mereorientasi sistem
manajemen, perilaku staf, fokus organisasi dan proses-proses pengadaan
pelayanan sehingga lembaga penyedia pelayanan bisa berproduksi lebih baik,
pelayanan yang lebih efektif yang memenuhi kebutuhan, keinginan dan keperluan
pelanggan.
Manfaat utama penerapan TQM pada sektor publik adalah perbaikan pelayanan,
pengurangan biaya dan kepuasan pelanggan. Perbaikan progresif dalam sistem manajemen dan
kualitas pelayanan menghasilkan peningkatan kepuasan pelanggan. Sebagai
tambahan, manfaat lain yang bisa dilihat adalah peningkatan keahlian, semangat
dan rasa percaya diri di kalangan staf pelayanan publik, perbaikan hubungan
antara pemerintah dan masyarakatnya, peningkatan akuntabilitas dan transparansi
pemerintah serta peningkatan produktifitas dan efisiensi pelayanan public.
DAFTAR PUSTAKA
http://www.thefreelibrary.com/Joseph+M+Juran+:+Quality+Management-
Quality Management karya M. Juran
http://digilib.petra.ac.id/jiunkpe/s1/tmi/2008/jiunkpe-ns-s1-2008-25403005-9705-anugerah_raya-chapter2.pdf
John
F Woodward , Project Construction Management , Thomas Telford London, 1997
Wearne,
Control of Engineering Project, Thomas Telford , London , 1997
Sistem
dan Teknologi Konstruksi, Ir Herry Vaza . Kepala Bidang Rencana Dan Evaluasi.
Buletin
BAPEKIN, KIMPRASWIL, Edisi 4 (empat)
Soewarso
Hardjosoedarmo. Total Qualify Managemnebt. 2002. Andi. Yogyakarta
Edward Sallis.
Total Qualify Management in education. 2007.Ircisod. Yogyakarta
George R. Terry,
Leslie W.Rue Dasar – Dasar Manajemen.2010. Bumi Aksara.Jakarta